成功するビジュアル素材の管理術

会社の写真、バラバラになっていませんか？

「ビジュアル素材」と聞いた時に、何が浮かびますか？ 写真、動画、デザインデータ、企画書、カタログ、ロゴ、ポスター、CM素材、販促物といった、企業が普段使用している視覚的な要素は、すべてビジュアル素材です。社長や役員の顔写真、各地の工場や創業当時の社屋の様子など、設備の写真もビジュアル素材に含まれます。

ただ残念ながら、企業によってはこれらのビジュアル素材がまとめて管理されていないことが多く、「営業部員が新商品の画像をすぐにほしいと思っても、別の部署に申請しないと手に入れられない」「昔の工場の写真が必要なのに、社内のどこに問い合わせればよいのかわからない」といったことがよく起こります。

たとえビジュアル素材の用意があったとしても、それらがバラバラに管理されていたら、「同じ商品の写真なのに少しずつイメージがちがう」「似たような写真が複数ある」といった事態が生じてしまいます。また、素材を一覧することができないため、ブランドイメージの共有も難しくなります。

素材は1ヵ所に集め体系的に管理を

ビジュアル素材を管理するというのは、これまでいろいろな部署や個人がバラバラに持っていた素材を1ヵ所に集め、体系的に管理するということ。素材には、制作時期、目的、概要や特徴などの情報を付けておくことで、その素材が作られた背景を簡単に把握できます。

さらに、これらの素材管理を社内サーバーではなく、クラウド環境で行えば、作業が容易になるなど、さまざまなメリットがあります。

また、ビジュアル素材を確認するために自らログインしてアクセスすることで、他の商品や商材の素材を自然に目にすることになり、結果的にナレッジの共有につながるという効果も期待できます。
もちろん、ただ単に必要な素材を引き出すのが便利になるというだけではありません。商品や企業の歴史、人物といった、これまで企業が築いてきた資産をビジュアル素材としてきちんと使いこなしていくことが、企業力を支え成長をもたらすことにつながっていきます。

さらに、安全に社外メンバーと情報共有を行えることも、クラウド環境ならでは。例えば、販売パートナーや顧客、制作関係者、プレスなどにログイン権限を付与して、格納されたデータの一部を共有することも可能です。社外の人たちに必要な情報をすばやく確かに共有できるだけでなく、クラウドを通してやりとりを行っていくことで場所や時間に縛られない円滑なコミュニケーションが育まれ、社外の人々とも良好な関係を築いていくことができます。ビジュアル素材を管理するクラウドは、業務効率化のためのツールとしてだけでなく、コミュニケーションツールとしての役割も果たすのです。

ビジュアル素材管理のメリットについて、おわかりいただけたでしょうか？　写真やロゴ、プロモーションツールなど、さまざまな企業のビジュアル素材を一括して、それもクラウド環境で管理すれば、作業の効率化が図られるだけでなく、企業を支える力にもなります。ぜひ、大切な業務のひとつとして捉え、ビジュアル素材の一括管理にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。